九州通医药集团股份有限公司(下简称:九州通)发轫于改革开放之初的 1985 年,是一家以西药、中药和医疗器械批发、物流配送、零售连锁以及电子商务为核心业务的股份制企业,也是湖北省最大的民营企业之一,已连续 6 年入围“中国企业 500 强”

截止 2019 年,九州通拥有员工两万五千余人,直营和加盟零售连锁药店 1074 家。公司经营品种品规 41 万余个,上游供货商 1 万多家,下游客户 20 万家,物流存储能力 1000 万件,出货效率达 10000 条/小时,出库准确率达 99.99%。

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业务的扩展以及管理精细化的发展保障了客户多样化的需求,但与此同时,各个部门的业务日益增多,大量重复的工作对人力资源需求越来越紧张,使得员工不得不进行大量重复、低价值跨系统复制、对比、按步骤操作等机械事务工作,不仅耗费了大量的工作时间,还存在显著的人因风险。


如何将员工从这些繁琐的事务中解放出来,去执行更高价值的事务?


如何优化整个财险内部的基础流程作业,减少成本,提高效率,且确保事务的精准执行?


九州通集团选择通过来也科技 RPA+AI(Robotic Process Automation 机器人流程自动化)技术来提高工作效率、提升客户满意度、提高员工的幸福感,对 8 个部门,13 个场景进行 RPA+AI 部署,将企业由“数字原生”推向“数字智能”。 

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行政总部

固定资产录入


为了更好的为公司内部员工提供所需用品,九州通行政部的工作人员会定期采购大量办公物品,随后行政资产管理岗的员工则需要根据采购商品的销售发票明细,将资产信息录入金蝶系统,生成固定资产记录,以便年终做固定资产盘点。而九州通区域分公司分布广共涉及 29 家,每年累计录入资产信息 10000 条以上,工作量大且重复。与此同时,由于部分分公司行政人员流动大系统操作不熟练,导致资产录入趋于停滞,而行政总部的员工则需耗费大量时间指导分公司解决录入问题。

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在部署 RPA 软件机器人后,可以由 RPA 自动模拟人工操作,录入人员只需将发票拍照放入指定文件夹,机器人通过 OCR(光学字符识别)技术识别发票内容,自动登录金蝶将物品信息录入系统,几乎无需人工参与。人工录入一条需 10 分钟,机器人只需 1 分钟效率提升10倍。而原本从事该项工作的员工,终于可以从枯燥乏味的点击、复制、粘贴工作中解放出来转向做行政管理等更有价值与创造力的工作,实现个人价值。


质管总部

ERP 自动上报质量信息


执业药师的定期核查对于医药集团的业务口碑至关重要,6 名九州通质管总部的员工需要每天花费 30 分钟,完成在 ERP 系统上报抽检、证照、执业药师信息,根据对应抽检、证照、执业药师的附件图片和文件内容,手动录入各项字段信息,每月消耗近 90 小时
 

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通过来也科技 UiBot 和其专为 RPA 软件机器人打造的 AI 能力平台 UiBot Mage,RPA 软件机器人能够在获取的任务文件图片中,根据 UiBot Mage 平台创建自定义模板,抓取出图片中所包含的相关数据,并将每一张图片数据存入相应类型 Excel 目录中,最终再自动登入公司 ERP 系统,录入相应类型数据并保存。由 RPA 软件机器人自动核对录入,每天仅需 10 分钟,2 个软件机器人配合行动,将每月所花费时间降低到 10 小时效率提升近9倍


财务总部

金蝶账号及权限维护


审批金蝶系统账号申请,根据对应员工岗位职责和业务需求分配账号权限,这几乎是所有企业财务部工作人员都逃不开又避不掉的琐碎工作之一。通过人工操作管理人员登录 OA 系统查看是否有待审批流程,在用户管理中通过手机号查询申请人是否已有金蝶账号,如果已拥有账号判断是否禁用,若禁用则启用并分配权限。如果没有账号则新增用户并维护职员基础信息,分配用户权限,权限分配完成后在 OA 系统设置审批通过。


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以上操作流程每次需花费工作人员 2 小时,不仅存在大量重复、单一的流程审批工作,耗费大量的工作时间,还可能存在显著的人因风险。而通过 RPA 软件机器人模拟人工定期登录 OA 系统查看是否有待处理的权限申请,有待审批流程则抓取 ZIY 编码、所申请权限的公司金蝶编码、手机号、申请权限等关键信息,自动登录金蝶系统,进入用户管理,根据手机号自动查询申请用户是否已存在及后续所有关键节点流程判断及执行。所有申请流程处理完成之后,在线同步用户,OA 审批设置通过,并形成报告,通过电子邮件发送专人审核,每次仅需 15 分钟,效率提升 8 倍。



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通过来也科技 UiBot 和 UiBot Mage,将 RPA 与 AI 无缝对接,提高日常事务性工作的处理效率、提升日常事务性工作质量;降低重复性、机械性劳动、及人为工作差错,且无需系统提供访问接口和后台访问权限即可实现流程自动化,以“短平快”的响应效率,打破“跨系统对接”、“跨网对接”两项限制。

随着越来越多的软件机器人在企业中落地,人机协同的工作方式也将成为主流,RPA + AI 也会进一步融合,实现端到端的自动化,为企业和员工带来更大的价值。