联想集团(下称联想)是一家成立于中国、业务遍及 180 个市场的全球化科技公司。联想聚焦全球化发展,树立了行业领先的多元企业文化和运营模式典范,服务全球超过 10 亿用户。作为值得信赖的全球科技企业领导者,联想助力客户,把握明日科技,变革今日世界。联想作为全球领先 ICT 科技企业,秉承“智能,为每一个可能”的品牌愿景,为用户与全行业提供整合了应用、服务和最佳体验的智能终端,以及强大的云基础设施与行业智能解决方案。


而面对新一轮的智能化变革的产业升级契机,作为全球领先的 ICT 科技企业,联想集团于 2019 财年提出智能化变革战略。集团主要对内提供服务的 IT 部门也同样面临如何实现数字化转型的全新挑战。


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人力账号管理


联想集团的 IT 部门负责收集和落实整个集团内部的各类信息化需求,其下的 IT Command Center 团队工作职责之一,则是负责集团近四万名员工总计六万余各类账号管理工作,这些账号涉到一百多个下游应用系统的交互。


虽然员工入离职以及普通信息变更等账号运维流程,已经实现高度自动化管理,但是涉及员工职级或职责的变化,由于关联到账号某些特殊信息变更,这部分信息暂时无法通过自动链路进行传递。目前是通过邮件进行传递,随后由 IT Command Center 团队专人操作,完成变更,新的人员信息才会同步出现在人力、OA、CRM 等相关系统内。


在实际操作中,需要一个工作人员值守邮箱,看到邮件后,打开邮件,摘录信息,复制粘贴到专用的表格,整理好后,打开一个或多个系统,去根据信息进行勾选、翻页、配置,再进行一些细微的调校。长久以来,该项工作繁琐没有太多创造性使得员工可能缺乏自身的成长,同时也可能会有响应不及时人为失误的情况存在。


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为了准确高效地完成工作,同时尽量减少重复劳动对员工和组织绩效所带来的负面影响,联想 IT Command Center 团队选择通过来也科技 RPA 技术,在不对企业现有信息系统做任何改动的前提下进行自动化部署。不仅大幅降低了员工的工作强度,还显著减少了各种人为错误的出现几率,从而显著提高了部门的运营效率。


针对以往需要投入人力重复进行的工作,RPA 软件机器人实现了在完全无人值守的情况下,自动运行,并在任务结束后发送邮件通知“主人”。其中包括: 


01

根据 HR 发送的外包转正人员信息,进行账号及相应的转正操作

02

获取 rehire 激活码邮件,并做信息的统计

03

每日 AD 账号(Active Directory,域账号)禁用检查

04

自动化记录日常创建单号相关的单据

05

分析创建和禁用账号的 SLA(Service-Level Agreement,服务等级协议)及其原因的月报

....

更多业务方需求



销售订单管理


除了 IT Command Center 团队自己使用 RPA 产品外,还将 RPA 技术进一步推广到集团的其他职能部门,陆续开始尝试。其中负责日本区域销售订单统计工作的 Order Fulfillment 业务团队,便率先提出了需求,开启小步尝试。


联想 IT Command Center 团队通过需求诊断、梳理流程,在几周时间里为其开发设计了针对性的 RPA 程序,封装为可执行程序后,Order Fulfillment 业务团队的工作人员,只需点击这一程序,随后就能够由 RPA 机器人自动的完成一系列工作。


#1

销售日报发送:

由 RPA 软件机器人自动给日本销售发送日报,机器人会自动在 ECC 系统中自动提取 Yamada 客户订单,进行数据筛选及匹配,以便客户和销售经理清楚地知道自己订单的状况,并方便安排出货。单个流程每个工作日自动运行 3 次可为业务团队节省 26.25 人天/年

#2

退货申请处理:

由机器人进行两种不同类型的退货申请处理,并根据退货申请完成 Return Order,并自动回传至 D365 系统。物流团队可以根据 Return Order的信息安排取货,仅该流程便为业务团队节省了 63 人天/年

#3

客户发票上传:

由软件机器人根据 ECC 系统中的 Report 查出哪些客户需要进行发票上传,并针对不同客户的特定发票上传路径及流程进行自动化上传,以便客户及时收到 Invoice,此单个流程为日本及香港业务团队节省了 22.5 人天/年


   

不仅是授人以鱼,更是授人以渔。在来也科技的 RPA 项目部署中,我们不仅实现了效率的增长以及员工满意度的提升,更能够通过来也科技提供的培训和客户成功服务,来更好的实现自主 RPA 流程开发与运维。


在 IT 运维中,RPA 的平台以及技术也被纳入到智能化的生态系统中,争取利用 RPA 平台及其技术和其他智能化产品形成互联互通,打出组合拳,释放出 1+1>2 的力量,以便更好地赋能业务,实现智能化愿景。



——联想 IT Command Center 团队