采购到付款流程是组织经营管理活动的主要环节，低效的采购到付款流程会导致交付周期过长、不确定性增加，库存压力增大、成本难以控制等不良后果的产生，直接影响到组织的最终利润。优化采购到付款流程，能够助力组织提升采购各项环节的反应速度，应对供应市场的变化莫测，以合理的价格及时去满足组织对产品或服务的需求，为后续生产环节的顺利运作保驾护航。
随着组织规模的不断扩大，采购到付款流程的复杂程度越来越高，处理单量也越来越多，为此全球已有众多大型企业与组织选择部署流程挖掘产品：既能对接现有系统，灵活地创建相关流程的 KPI 和风险指标；又能标记关键流程和事件，并基于治理的数据模型提供根因分析。
本文将通过某大型生产型企业采购到付款的流程案例，展示来也科技流程挖掘（Process Mining）产品——流程探索者在发掘缩短周期的路径、风险合规性定位、持续监控节点和预测流程趋势及发现自动化机会四个方面创造价值的能力。
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采购到付款流程
有哪些常见的挑战？
采购到付款流程的核心是采购方和供应商之间不同形式单据的传递，以及这些单据相关业务流程的评估和审批，通常包括采购申请、采购订单、货物验收、支付款项几大步骤，涉及采购需求部门、采购部门、供应商等多方之间的协调合作，无形中增加了采购到付款流程的复杂性，甚至会带来混乱。常见的挑战主要有以下三点：
耗时过长
耗时过长是采购到付款流程中的首要问题。以发票处理为例，人工操作（输入票据和签收）不仅交付周期过长，还存在出错的风险，而解决这些错误，会导致处理每张发票成本的增加和员工工作效率的降低。此外，发票被批准付款之前可能还需要多部门确认，如果没有一个流程可视化的工具，组织很难了解谁在进行审批、审批耗时多久、哪家公司是最大的供应商等。
潜藏大量违规风险
采购到付款作为一个长流程，是组织内最容易出现差错和舞弊的环节之一。例如，组织给供应商付款之前需要进行三单匹配，如果没有相应的预防机制，可能会发生内部采购人员与供应商勾结的欺诈性付款。诸如此类的违规风险会直接影响到组织的竞争优势，因此组织需要一个工具来汇集流程数据，快速识别流程中不合规的现象，从而及时采取行动。
供应商管理难以规范
组织中大多数产品的成本是由供应商控制的，优秀的供应商管理流程能帮助组织创造有竞争力的成本优势，然而很多组织的采购到付款流程透明度低，供应商管理不规范，难以客观定量地去评估、监控和优化，不得不面对无预警涨价、无法按时交货、货物不对板等棘手情况。
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如何优化采购到付款流程？
流程探索者实际应用案例
抽丝剥茧
揪出“流程低效”元凶
时间成本对生产型企业而言至关重要，来也科技流程探索者能够通过多层次的分析，帮助企业找到加快供应商交付周期的路径，从而实现降本增效。
在上图流程挖掘仪表板的右侧，流程分析器展现了该大型生产型企业现有的采购到付款流程情况。为了找到交付周期长且体量大的供应商，以及优化效益最高的流程路径，首先，在“#采购订单项目按交付周期分类”图表中，选择所有大于 200 天的数据。
其次，在“#采购订单项目按维度”图表的供应商维度中，筛选出订单数量前三的供应商。
之后，可以从流程分析器中得到不同路径的耗时情况，耗时越长的路径线段越粗。观察下图，能够直观地看到“改变数量”>“供应商创建发票”这条路径的用时很长，达 161 天之久，有很大的改进空间。
进一步选择这条路径，即可进入下图所示的采购订单项目详细信息工作表，从而下钻定位到具体的问题订单，针对这些订单采取对应措施，就可以优先解决最能带来收益的问题。
火眼金睛
不放过每一个不合规风险点
来也科技流程探索者的流程模式分析功能可以自定义任何一种流程。如下图所示，该生产型企业的采购订单项目共有 134,739 个，已知存在先创建发票再创建采购订单的不合规行为，如果想要进行筛选，可以在查询生成器中，创建并运行“供应商创建发票”>“创建采购订单项目”这个特定流程段，找到对应的问题案例。
通过流程创建并应用查询，下图显示了供应商创建发票早于创建采购订单的采购订单项目有 2164 个，之后也可以继续对这些不合规行为进行下钻，定位到具体的供应商和订单号，从而完成合规性检查。
持续监控重要节点
预测流程未来趋势
来也科技流程探索者能帮助组织监控重要的流程节点，并预测流程运行的发展趋势。如下图所示，打开流程监控工作表，流程探索者能够以标红的形式，显示未完成的流程以及对应的详细信息。
选择一条流程路径的延续，下图右侧的流程分析器能够自动预测 31 个未完成流程接下来的走向，流程探索者的这一预测功能，有助于业务人员对流程进行持续管理，并提前识别可能发生的风险。
一目了然
发掘自动化的可能
来也科技流程探索者还能提供战术仪表板，凭借内置算法和强大的 BI 展现能力，清晰直观地展示了企业现有流程中需要手动操作的事件数量以及总体的自动化指标等。
流程分析器可以切换每个活动节点的显示维度，如下图所示，“改变价格”这一节点颜色浅，代表该活动目前的自动化率低，即自动化的潜力大。
进一步选择“改变价格”，可以查看活动详细信息界面。如下图所示，含“改变价格”的交付周期为 114 天，不含的只有 80 天，由此可见，“改变价格”对整个交付周期的影响达到了 34 天，而且该活动的自动化率也明显低于 9.32%的平均指标。面对这种情况，组织就可以考虑是否能自动化这个活动的流程，比如通过部署 RPA 机器人来进行自动审批或推送及时的价格变动消息等。
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流程优化“X 光机”
来也科技流程探索者
2022 年 4 月，来也科技在 LAIYE LEAD 2022 智能自动化平台产品发布会上正式发布了流程挖掘新产品——流程探索者，通过将企业各系统中的海量数据按照流程进行连接和分析，帮助企业打破数据壁垒，精确定位业务流程中出现的繁杂问题，为企业优化流程提供决策依据，以数据驱动的智能决策力帮助企业实现高质量管理。
在上述生产型企业的案例中，来也科技流程探索者能够促进组织现有采购到付款流程的透明化，聚焦交付周期中的可优化流程，快速识别出违规现象，帮助组织更好地理解他们的流程并发现潜在的问题，为后续管理提供预测，从而降低流程的不确定性，提高组织效率并探索优化方向。未来，来也科技将继续探索流程挖掘赋能组织的路径，充分助力组织发挥流程管理的力量。
