在上海船舶研究设计院的信息化部门办公室里，有几个看似无人却永不下班的工位。它们不属于任何一位员工，却每天默默处理着财务对账、文件收发、数据备份、跨网邮件传递等重复性工作——这是来也科技数字员工解决方案在该院落地运行的生动场景。
作为民船设计领域的领军者，上海船舶研究设计院近年来积极推进数字化转型战略，并制定了清晰的三阶段数字化发展路径：
第一阶段（2025-2026）：以数据为中心，将管理及业务数据转化为知识；
第二阶段（2027-2028）：以平台为中心，将知识转化为能力并构建统一的业务应用平台；
第三阶段（2029-2030）：以场景为中心，让能力在设计、交付、协同等场景真正变成价值。
在这一进程中，自动化工具与智能助手的引入，是设计院让数据动起来，让流程跑起来的关键第一步。面对全球客户、跨时区协同、高频文档处理与大量管理数据沉淀，设计院将来也科技数字员工引入核心业务流程，并在三年时间内实现从财务到综合管理，多部门、跨系统的规模化应用，真正把AI助手纳入日常生产力体系。
数字员工的试用，最初源于一个简单但真实的痛点，财务部门每月需要处理大量报表、工时数据、项目成本核算和发票匹配工作，这些工作规则明确、重复度高，却占用了专业人员大量时间。在了解外部已有的自动化案例后，财务部门主动提出希望引入机器人同事，减轻日常压力。由此，设计院开始了数字员工的首次试点，主要围绕工时整理、项目成本统计和发票对账等流程展开。
伴随着财务部门的试点成功，数字员工的优势被越来越多人看到，应用范围也迅速扩展。从财务部门流向综合管理部、后勤部门，再到涉及外部沟通的跨网邮件管理，数字员工逐渐成为设计院的隐形基础设施。更重要的是，设计院不满足于定点执行的被动自动化，而是希望打造能随时调用的自动化能力。近年来，他们逐步从机器人必须运行在固定电脑上升级为更灵活的集中管理模式，通过技术架构调整推动各部门人员未来能够在自己的电脑上调用自动化流程，甚至具备自行搭建简单流程的可能。这意味着，数字员工正从信息化部门的技术能力演进为全体员工的个人助手。
数字员工在设计院落地最直接的成果，就是日常工作的顺畅度和稳定性得到了显著提升。以财务场景为例，工时统计，项目成本汇总等原本繁琐的流程实现了自动化处理，相关工作人员从重复整理和核对中解放出来，及时的报销提醒也让工作流程更加及时、有序，减少了遗漏与反复沟通。在综合管理部门中，集团收发文、内部会议材料下载等高频事务由数字员工按流程自动完成，工作人员无需反复操作，即可随时获取所需材料。后勤部门的日常数据备份同样实现自动运行，使原本需要人工持续关注的工作变得更加安心、高效。
跨网邮件转发是最具示范性的一个场景，由于设计院的设计工作主要发生在内网，而客户沟通、图纸交换通常在外网进行，过去跨网邮件完全依赖人工刻盘——导入——导出。在某些大型项目中，多个项目助理每天需要投入数小时来处理邮件同步。然而数字员工接管后，系统实现了半小时级的高频自动同步，让过去需要多人投入的操作完全自动完成，大幅减少了人工依赖。单这一项能力就让设计院每天节省约15个工时，一年累积近万小时。
更让上海船舶研究设计院信息部工程师尹开轩印象深刻的是一次跨时区紧急交付。某欧洲船东需要在当晚完成规格书制作，双方需在夜间10点至凌晨3点之间高频往来邮件。传统人工方式难以支撑如此密集的跨时区协同，但通过对数字员工进行定时触发时间间隔设置，稳定夜间邮件转发频率，确保了全程邮件实时同步，成功保障了次日交付。对团队来说，这不仅是一次顺利交付的胜利，更是让数字员工真正参与业务生产的关键时刻。如今，数字员工已经从减少重复劳动变成组织真正的生产能力。
上海船舶研究设计院并未止步于工具的应用。他们正致力于构建一个人人可用的数字员工平台生态：
平台升级：升级至集中管理，可浮动授权的灵活机器人管理模式，为规模化、精细化部署做好准备。
赋能全员：计划将低代码能力开放至员工桌面，让业务人员能自主搭建简单流程，实现人人都是开发者的愿景。
持续共创：通过内部培训普及RPA知识，并与来也科技团队保持紧密合作，共同挖掘新场景、优化流程。
对于正在考虑引入数字员工解决方案的企业，尹开轩讲到：“做好需求挖掘，选对工具，从典型场景试点并快速行动。只有用起来，才能发现更多可能。”未来上海船舶研究设计院希望与来也科技共同探索更多智能化、知识化场景，让自动化从让流程更快转向让业务更聪明，真正成为企业迈向2030数字化目标的重要能力底座。
