作为一种凭证,发票广泛存在于财务各业务流程中。如应付管理中的应付发票处理,应收管理中的发票开具,档案管理中的票据接收,税收管理中的增值税发票开具、发票验真等。


财务RPA:实现发票处理自动化-来也科技

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作为非结构化数据的发票


对于企业来讲,一张张发票承载着重要的信息,而发票的内容也是非常重要的数据,在税务认证、供应商管理、合同管理、报销管理、客户管理等业务方面均会用到。


尽管无纸化办公时代已经到来,但事实上,目前纸质发票仍然有着很高的应用场景。


作为一种非结构化数据,发票处理起来较为繁杂,涉及大量的重复操作,数据的人工录入通常占据了大多数财务人员的时间与精力,枯燥且缺乏竞争力。


特别是对于专业的财务公司、代记账公司来说,繁重的票据录入和管理工作,耗费了大量人力成本。


非结构化数据

财务信息系统中的数据通常分为:结构化数据(表格/数据库等)和非结构化数据(文本/图片/视频/语音等)。非结构化数据其格式复杂,标准多样,且在技术上非结构化信息更难标准化和理解。


早期的RPA技术对于结构化数据的处理更为擅长。


随着技术的发展,借助AI-OCR这双“慧眼”,RPA可利用人工智能的自主学习和认知能力,识别更加复杂的非结构化数据,将其转化为计算机可以理解的结构化数据,更好地在各个业务系统间进行数据的有效收集整合。


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RPA发票处理场景


1-发票核对

某科技公司财务需核对发票及相关交易记录。


业务痛点

每天要核对上百张发票,每名员工至少要花费1小时整理纸质文档,耗时费力,还容易出错。


解决方案

RPA通过OCR将纸质材料数字化,并进行统一归档。无需人为干涉,RPA可自动核对发票与交易记录,并录入数据,存储扫描图像。


相关机器人

发票验真机器人:RPA自动识别发票信息,并自动访问国家税务总局网站进行发票验真,最后将发票信息和验证结果录入Excel。



2-发票识别

某制造企业财务部


业务痛点

财务部聘用了多个财务人员手动处理各地供应商的纸质发票、账单,工作量大,数据录入易出错,新手甚至还可能因不熟悉业务导致合规风险。


解决方案

RPA通过OCR技术,识别多种格式的发票信息,并将其进行二次转换,形成统一格式,自动录入系统,再将处理后的发票信息发送给指定的财务人员进行审核。


相关机器人

增值税发票识别机器人:自动识别并汇总各种格式的增值税发票,具备对接其他类型票证识别能力。



3-应付账款

某大型零售集团,每月都要为旗下多所公司处理发票。


业务痛点

收到单批发送的发票时,人工要手动将大量发票数据输入到ERP系统,耗时费力。随着发票数量日益增多,处理起来也愈发复杂。


解决方案

RPA自动将发票数据输入ERP系统,简化操作流程。RPA的发票读取功能,可自动检测并标记疑似错误或欺诈的发票,提升准确率,最大限度地降低业务风险。


相关机器人

发票明细定时自动跨系统迁移机器人:机器人自动导出销项发票明细并导入企业自己的发票管理ERP系统。


其他票据处理


4-财务对账

零售业财务对账


业务痛点

门店销售的商品需要客户在商场付款台进行支付,完成支付后把第二联交回门店。商场和门店会定期通过POS机的刷卡记录进行结算。


门店要对系统里的销售记录和实际支付金额(即小票金额)进行对账。处理数据繁多,人工核对工作量大。


解决方案

UiBot Mage自动处理财务票据

1.将小票扫描成电子版。

2.通过OCR识别电子版小票,抽取日期、销售金额等关键信息。

3.将OCR识别好的信息与系统里的销售记录进行对账。(即使一张小票内含有多件商品的销售记录——如6张小票对应10条销售记录,RPA机器人也能准确进行对账)

4.机器人将小票和销售记录完全对齐的条目标记为绿色。人工只需处理极少数没有对齐的账目即可,极大减少了人工核对的工作量。