越来越多的企业已认识到RPA的重要性,同时也渴望尽早登上自动化的快车。

然而“欲速则不达”。如果急于上线RPA而忽视了业务的梳理、技术的准备、战略的制定、观念的调整、安全与维护等问题,那么企业通过机器人流程自动化实现降本增效将会受到阻碍。

为了更好地推进RPA的实施,企业一定要想好如何应对以下6大挑战。


RPA项目实施有哪些挑战?-来也科技


顺利实施RPA的6大挑战

1.业务挑战:流程缺乏梳理

随着公司的发展壮大,业务流程越来越多。其中大部分流程往往不局限于某个职能部门,甚至许多重要的业务流程是超越组织边界的。

人力资源部门的招聘和入职流程也涉及到工资、财务和IT。然而,这些跨部门的流程往往是脱节的,部门之间的数据无法互通,形成了一个个“数据孤岛”。

所以,实施RPA前一定要梳理清楚业务流程。因为,通常阻碍RPA顺利实施的原因来自于业务流程和应用程序的复杂性,而非RPA本身。

企业不应使用RPA去实现所有业务的自动化,而是用机器人优化复杂流程中的简单任务。在实际应用场景中,占用大量人力和时间且相对稳定、标准规范的工作流程,往往最需要也最适合部署RPA。

从技术角度看,许多流程要做到自动化并不难,但问题的关键在于如何做才合乎效益。如果花费了时间、精力与成本,将RPA部署在了一些并不亟需优化的业务流程上,最终较低的ROI(投资回报)将会令运营者对RPA的效用产生怀疑。

2.技术挑战:IT准备不足或缺乏支持

实施RPA需要IT部门的支持。流程自动化需要的不仅仅是企业的内部资源,还需要更多的计算和存储以及其他基础IT设施资源。

据埃森哲发布的一份报告称,企业最初的RPA项目往往被误认为是在没有IT部门干预的情况下推进的。事实上,企业应该让IT部门尽早参与,并确保他们获得所需的资源。

IT部门既可以充当RPA技术采购决策中的协调人,也能及时总结相关经验,帮助其他部门人员学习RPA。

3.观念挑战:来自员工的阻力

企业应用RPA往往会遭遇员工的不解,甚至排斥(认为对其工作有威胁)。

如果采用自上而下的方法实施,效果往往不好,会使员工对RPA产生负面印象。将人排除在外的RPA实施是目光短浅的,从长远来看不会有回报。

所以,部署RPA之前,人的因素也至关重要。企业要考虑到将来的角色、流程、任务和工作方式的变化将如何影响员工。一定要给员工灌输正确的观念:RPA并非要取代谁,而是员工的帮手,实施RPA会让工作更加轻松,效率更高。

4.战略挑战:没有明确的自动化愿景

很多企业只是将RPA视为一个传统的流程自动化工具,由IT或业务部门牵头,以零散的方式来部署,并没有形成一个整体战略。

从长远来看,战略性地应用RPA将会使企业受益更多。

单一技术的利用不足以获取更高价值,企业需要构想及制定全面的优化项目,将各项技术的应用整合到正在进行的项目中,这样部署将会获得更高的回报。

制定适合企业的RPA战略还可以推动企业内部对自动化的认知,以便快速推动并广泛使用RPA。

RPA战略的制定,需要管理层的参与和支持,以及自动化治理的整套模式,包括草拟组织自动化愿景,搭建一个跨职能、跨部门的RPA卓越中心(COE),制定一套标准并为参与实际举措的业务部门提供相关指导。

5.安全挑战:忽视权限与数据安全

对于拥有大量自动化需求的组织而言,信息安全始终是重中之重,也是实施RPA时难以绕开的话题。

1)权限问题

不同的部门在使用RPA时应该分配相应的操作权限,以限定可使用RPA的人员及其应用范围。

例如,可以单独设置部署和维护人员的权限,对于实际运营和操作人员则设置另外权限。这样做可使整个工作流程和团队分配更加明确,同时减少数据误操作的风险。

除了配置相应用户操作权限外,对于RPA机器人也需要设定业务权限。为了尽快让机器人先“跑起来”,企业通常会对RPA过度授权,确保稳定运行后再对其准确设置权限。然而,实际应用中企业却经常忘记对权限进行重设。

2)数据问题

在RPA操作数据之前可以对其进行数据加密。

例如,同态加密提供了一种对加密数据进行处理的功能,其他人可对加密数据进行处理,但处理过程不会泄露任何原始内容。

另外在RPA的开发阶段还需注意,不要将ID或密码直接写入源程序;屏蔽商业机密测试数据;完成后擦除中间工作数据;在安全位置管理源程序。

6.维护挑战:机器人上线即“万事大吉”

RPA机器人上线后并不意味着“大功告成”。为保证RPA的持续改进,在机器人全面推广后,企业还需持续关注项目的运行情况。

定期查看操作日志。操作日志可帮助用户直观地看到RPA有哪些异常操作,从而及时优化自动化流程,提高效率。RPA平台通常会提供完整的操作日志,以跟踪、记录机器人和用户在自动化系统中执行的每一步操作。

通过对RPA软件工具良好的日常维护,收集运营阶段的反馈(业务人员+IT人员的反馈),并据此优化RPA配置,有助于“机器人员工”的不断成长。