通常，财务RPA的应用场景需要符合两大要点：大量重复和规则明确。前者让RPA有必要，后者让RPA有可能。
财务RPA最适于具有清晰定义和极少例外情况下的重复和确定性过程，即应用于大量既定规则的交易活动，利用特定的软件算法，与多个应用程序交互，自动完成各类管理任务，进而在用户界面(即UI层)执行事务流程。
一、基于标准化规则操作的业务
财务RPA机器人是通过模仿人的行为，使用已有的用户接口来完成重复性流程，实际是按照既定规则的自动化，并非实质性的智能，仅适用于规则明确、标准化程度高的流程。
标准化流程往往意味着低附加值流程，如接收票据、审核、出具报表等工作。一些经营活动，如评估和决策，既不是判断，也很难用规则定义，因此财务RPA往往无法胜任。
二、大量重复的流程
采用财务RPA处理业务需要投入一定的人力与资金，因此适用的流程必须是投入产出比合理的流程。
首先，财务RPA应当被用于大容量数据的计算、核对、验证、审核判断等。这部分流程如果由人工操作，出错率和人力成本将会显著增加。
其次，流程应当具备重复性，必须有明确的、可被数字化的触发指令和输入，例如每日大量的交易核对和费用单据的审核，流程不得出现无法提前定义的例外情况。
典型的财务共享服务中心常见流程里不少业务处理环节都具备高度的标准化、高度的重复性特点，符合财务RPA的适用标准，因此RPA软件在财务共享服务中心有着广阔的应用空间。
三、结构化、数字化的信息
财务RPA仅能对大量结构化、数字化的数据和信息进行识别处理，在输入端，可以结合光学字符识别技术(OCR)、语音识别等认知技术，将外界信息转化为计算机可以处理的信息再交由机器人进行后续处理。
光学字符识别技术可以把纸质凭证、账册、合同的信息扫描到计算机里，并识别为电子逻辑信息，然后交给RPA机器人去记账、出具报表;而语音识别技术可以帮助机器人识别、接受人的语音指令，甚至从人的语音当中识别出数字信息并进行处理。
