发票,是一个让财务人又爱又恨的东西。


作为一项常见的财务环节,发票处理几乎是每个财务人的基本功。然而,这一拿手本领也给财务人员带来了大量的烦恼。


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是什么让财务人压力山大?


近日,一份《2020财务群体生存状态调研报告》揭秘了中国财务人的压力,据调查显示,最令财务人“压力山大”的,不是企业成本控制,也不是职业生涯被考证支配,而是发票报销



从申报纳税、财务报表分析,到公司财务成本控制,那么多的财务环节,为何发票报销威力这么大?


因为这是一个吃力不讨好的活


尽管无纸化办公时代已经到来,但事实上,目前纸质发票仍然有着很高的应用场景。发票的处理,涉及大量的重复操作,数据的人工录入通常占据了大多数财务人员的时间与精力,枯燥且缺乏竞争力。


对于专业的财务公司、代记账公司来说,更为如此,繁重的票据录入和管理工作,耗费了大量人力成本。



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无处不在的发票处理:“发票RPA”经典场景


发票处理无处不在,从采购到付款、订单到收款,到订单核对、应付账款,再到资金管理、税务管理,很多行业的财务场景都能找到它的身影。


上千亿张发票承载着海量的信息,而发票的内容,对于企业来讲则是非常重要的数据,在税务认证、供应商管理、合同管理、报销管理、客户管理等业务方面均会用到。


对于如此重要的“东西”,企业以及财务人员该如何更高效地处理它?


伴随“四大”对财务机器人积极的推广,RPA早已引爆财务圈,很多企业的财务通过RPA找到了降本增效的新解决方案。


RPA这种能够模拟人在计算机上的键鼠操作,并按照一定规则自动执行任务的软件机器人,尤其适合处理跨系统、跨平台的数据采集、整理、录入等操作。


尽管,RPA并不是专门为应对财务工作而开发出来的,但在实际的财务工作中,RPA技术的应用却相当丰富。


1、应付账款

行业:教育

某大型教育机构,每个月都要为旗下10余所学校处理超过3,000张发票。


应用RPA之前:

收到单批发送的发票时,人工要手动将大量发票数据输入到ERP系统,工作量巨大,耗时费力。随着发票数量、种类的日益增多,处理起来也愈发复杂。


应用RPA之后:

RPA机器人自动将发票数据输入ERP系统,简化操作流程,每张发票可节省10分钟的处理时间。RPA的发票读取功能,可自动检测并标记疑似错误或欺诈的发票,提升准确率,最大限度地降低业务风险。RPA机器人每年可为该机构自动处理近50,000张发票,节省工时超过6,000小时。


2、发票开具

行业:通信

某电信运营商财务部门


应用RPA之前:

收到订单后,财务人员需要手动录入相关信息并开立发票,并通过邮件发送给客户。手动开票耗时长,业务量大时,财务人员甚至可能因疲劳导致数据录入错误。


应用RPA之后:

RPA自动为客户生成电子发票,并发送至客户的电子邮箱。若客户有纸质发票需求,RPA会将发票信息发送至打印机。遇到有争议发票,则自动将信息转由人工处理。RPA优化了开票流程,缩短了开票时间,提高了开票准确率。


3、发票核对

行业:IT/互联网

某科技公司的财务,核对发票及相关交易记录。


应用RPA之前:

每天要核对上百张发票,每名员工至少要花费1小时整理纸质文档,耗时费力,还容易出错。


应用RPA之后:

RPA通过OCR将纸质材料数字化,并进行统一归档。无需人为干涉,RPA可自动核对发票与交易记录,并录入数据,存储扫描图像。


4、发票识别

行业:制造

某汽车制造企业的财务部


应用RPA之前:

财务部聘用了多个财务人员手动处理各地供应商的纸质发票、账单,工作量大,数据录入易出错,新手甚至还可能因不熟悉业务导致合规风险。


应用RPA之后:

RPA通过OCR技术,识别多种格式的发票信息,并将其进行二次转换,形成统一格式,自动录入系统,再将处理后的发票信息发送给指定的财务人员进行审核。


5、供应商发票处理

行业:零售

某玩具零售商


应用RPA之前:

每当有新商店加入公司采购组,公司都要从供应商处收集每一张发票,并集中处理所有交易。月初收到的发票较少、业务量小,临近月末却要处理大量发票,人工手动处理效率低,不仅耗时费力,还容易出错或遗漏。


应用RPA之后:

RPA每年为公司处理10万余张发票。以往需要45名员工处理,现在只需15人即可处理完成,大大降低了人力成本。


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发票自动化


随着RPA的普及与应用,财务流程中的手工劳动问题正在得到解决。“发票自动化”势必成为很多公司财务部门应用RPA实现流程自动化的重要选择。


根据企业财务发票处理产生的种种痛点,UB Store“发票自动化”自动办公解决方案,覆盖常见财务场景:发票开具、识别、汇总、验真、税务申报/纳税报表制作等,帮助企业实现发票的批量采集、数据录入等工作的自动化,提高数据采集与管理的效率,降低企业人力物力开销,提高准确率。


发票验真机器人

简介:利用OCR自动识别发票信息,并自动访问国家税务总局网站进行发票验真,最后将发票信息和验证结果录入Excel。


增值税发票识别机器人

简介:自动识别并汇总各种格式的增值税发票,具备对接其他类型票证识别能力。


发票信息汇总机器人

简介:用于批量采集PDF、JPG等图片格式的发票信息,包括发票代码、发票号码、开票日期、金额、税额等。


发票明细定时自动跨系统迁移机器人

简介:机器人自动导出销项发票明细并导入企业自己的发票管理ERP系统。