互联网+背景下和经济全球化的浪潮中,企业规模不断扩大,信息沟通日趋复杂,建设财务共享中心成为企业财务转型的重要举措。有数据显示,截止2020年底,中国境内的财务共享中心已经超过1000家。

那么,在信息化、数字化、智能化转型的表象之下,到底能够给共享中心提高多少效率?降低多少成本?财务共享中心如何突破运营优化的“天花板”?


RPA助力财务共享中心突破运营“天花板”?4个财务机器人应用-来也科技


从成本到管控,财务共享中心定位的转变

企业建立财务共享中心,将大量重复性和标准化程度高的业务集中起来,以解决分散模式下存在的问题,达到降本增效的目的。

同时因为业务的集中操作,也能够到达业务风险管控、提高财务作业质量的目的。

因此,财务共享中心的定位,一般分为“成本”和“管控”,当然,也有企业定位为“成本+管控”,二者兼顾能够最大发挥共享价值。

成本定位是共享中心选择做什么?不做什么?增加管控定位之后,相应地增加业务范围,掌握企业的经营事项和经营数据也会增多,向管理者提供数据管理和报告的信息就会越多,共享中心能够发挥的价值就越大。

如何用”创新“突破运营优化”天花板“?

随着财务共享中心的快速成长与发展,很多大型企业集团的财务共享中心,已经逐步从“运营成长期”,进入到了“运营成熟期”;

企业的关注点也从业务流程标准化、降本增效等方面转向“运营体系如何持续优化与创新”。

财务共享中心想要持续优化,产品能力及技术的创新能力至关重要。

如何推动财务共享组织的创新能力?

1、要有清晰的目标导向

创新能力的提升及应用,要想清楚解决什么问题,痛点在哪里,客户和用户的需求是什么引导员工从创新变革方面去思考解决问题、满足需求。

2、营造创新变革的文化氛围

需要全员有创新意识,解决了思想上的问题,机制、方法和落地才能到位。组织文化必须是组织的一把手、负责人大力推行的,一把手一定要将创新变革推到一个最高的文化层面上。

3、建立创新工作机制

从制度上提升创新能力,落地创新变革。我们成立了创新工作坊,组建创新秘书处,有引导有组织,随时随地线上交流新事物、新方法、新工具;

4、打造创新标杆案例

标杆案例的打造,一方面是给予当事人肯定和鼓励,一方面也是作为表率营造氛围。

除此之外,在财务共享中心的实施过程中,其效率受技术应用的影响较大,而建设的早晚以及管理水平的高低又决定了财务共享中心的技术应用能力。


RPA助力财务共享中心突破运营“天花板”?4个财务机器人应用-来也科技


新技术的应用,特别是RPA、OCR等技术应用,成为提高财务共享中心效率、进一步释放财务资源的关键所在。财务共享中心需要考虑如何通过数字化转型来进一步替代人工工作,通过自动化共享作业,进一步释放劳动力实现转型。

RPA的优势:

机器处理:通过用户界面(UI)或者脚本语言(Script)实现借由机器人的重复人工任务的自动化处理;

基于明确的规则操作:流程必须有明确的、可被数字化的触发指令和输入,流程不得出现无法提前定义的例外情况;

以外挂的形式部署在客户现有系统上:基于规则在用户界面进行自动化操作,非侵入式模式不影响原有IT基础架构;

模拟用户手工操作及交互:机器人可以执行用户的日常基本操作,例如:鼠标点击、键盘输入、复制/粘贴等一系列日常电脑操作。

RPA的优势来源除了上述这些众所周知的功能特点外,对于规则的高度严肃性(良好的操作品质)、对现有系统的非侵入性(非耦合型)都是RPA的突出特点。

4大RPA机器人助力财务共享平台

财务报表机器人

集团公司总部每月需要汇总各分公司、子公司的财务数据并上报至国资监管机构。由于涉及大量的数据采集、数据汇总、汇率换算、差额核验工作,整个过程耗时费力。

RPA机器人可以自动导出系统数据、发送催收邮件、数据汇总及合并抵消以及汇总财务报告,极大提升了财务数据汇总的工作效率。

自动开票机器人

对于销售规模较大的企业,每个月可能要开具数千张发票,开票过程需要财务人员仔细核对发票抬头、税号、开户银行和银行账户等信息,每到月末,财务部门经常需要加班到深夜才能保证月结顺利完成。

RPA机器人可自动读取开票需求、自动校验开票信息并完成开票操作,财务人员只需要在发票打印完成后审核和盖章。

银行对账机器人

财务共享中心的银行对账工作,通常需要针对十多家银行的近百个银行账号进行对账作业并制作调节表格。在应用RPA之前,这一切均需由人工操作完成。

RPA机器人上线,自动登录银行网站下载电子对账单并完成SAP格式转换;自动查找银行账户的起始余额和报表号导入对账单到SAP系统;通过将其与企业账单对比生成不平账单对账记录并邮件发送给相关人员;自动打印所有对账结果以及对账调节表作纸质版记录。

进销项差额表提醒机器人

在部署实施RPA前,进销项差额表提醒全部需由人工操作完成,需要公司业务人员分别在四个不同网站及表格中查找相关信息并汇总到一个Excel文件中。

RPA机器人会定期从SAP系统下载所有部门的上月余额、本月帐载进销项税额、海关待抵扣税额等报表,关于进销项差额表的制作流程甚至无需人工干预。远程访问开票系统得到当月实际开票增值税专用和普通发票税额合计,并计算出公司实际开票税额;登录网站读取当月认证通过发票并合计公司可抵扣进项税额;访问共享盘上的增值税纳税申报表获取上月留抵税额,并最终将所有相关数据汇总到差额表Excel文件中,最终邮件发送至相关人员。